SAM, archive ouverte institutionnelle avec mandat

Nous avons ouvert notre archive institutionnelle SAM il y’ a quelques semaines, aboutissement d’un

By official juridical document (self scanned from a reprint (ca. 1970-1980)) [Public domain], via Wikimedia Commons

projet qui a duré presque 3 ans. Le but de ce post n’est pas de décrire le projet, les avancées, retours en arrière, on y reviendra sans doute plus tard. Il s’agira plutôt, suite à quelques discussions twittesques, d’aborder la question du mandat.

Le mandat est la politique mise en œuvre dans certains établissements par laquelle ils obligent leurs chercheurs à déposer en open access les publications faites au nom de cet établissement. Le précurseur en a été le MIT en 2009.

Dans notre établissement, les objectifs de l’archive ouverte sont doubles :
–    fournir un outil de pilotage des publications scientifiques afin de pouvoir répondre plus facilement aux diverses évaluations (AERES, CDEFI, négociation contractuelle….).
–    assurer à notre école multisites une meilleure visibilité de sa production scientifique en affichant celle-ci sur un site unique.

Ces objectifs étaient très bien compris et validés par notre direction au début du projet, en 2010. En 2012, nous les avons présentés à la nouvelle direction, en particulier au directeur de la recherche. Celui-ci a été aussitôt enthousiaste sur le projet, parlant même d’obligation de dépôt alors que nous avancions prudemment sur le sujet. Cette réunion a été suivie d’un mail envoyé par la Direction de la Recherche à l’ensemble des chercheurs de l’établissement, en novembre dernier :

« Très prochainement un mail d’information  à propos du déploiement de l’archive ouverte SAM va être diffusé [par le SCD].
Nous tenons à vous informer que la DGARI* ainsi que le Comité Executif appuient ce projet puisqu’il sera l’outil exclusif de suivi de la production scientifique de la recherche de l’école.
Cet outil servira bien évidement aux unités de recherche et à la DGARI pour réaliser les bilans scientifiques, comptabiliser le nombre d’EC produisant, calculer les crédits récurrents…
Par ailleurs, cet outil répond aux attentes européennes et nationales en terme d’Open Access et de fait augmentera la visibilité de notre établissement en terme de recherche.
Seront donc  obligatoires à partir du déploiement de la plateforme, en Janvier 2013 :
–    La saisie dans l’archive ouverte des références de toutes les publications des membres de l’ENSAM à partir de l’année 2007.
–    Le dépôt de la version électronique du texte intégral des articles publiés depuis début 2012 par les membres de l’ENSAM (version pré-print). L’accès à ces versions intégrales ne sera ouvert qu’en conformité avec les règles applicables en matière de droit d’auteur. Le dépôt institutionnel ne contraint nullement le libre choix de l’éditeur et du mode de publication. »

*DGARI = Direction de la Recherche

Oui, on parlait alors de saisie de références et nous avons rapidement changé notre fusil d’épaule puisque SAM a pour vocation de recevoir uniquement des dépôts avec article en texte intégral. A tel point que le workflow de SAM met en première position le dépôt du fichier, à la demande des chercheurs qui ne voulaient pas risquer de faire un dépôt entièrement et de s’apercevoir à la fin qu’ils n’ont pas le bon fichier :

Ce premier message a suscité assez peu de réactions de la part des labos : il a mis en route les déjà convaincus qui ont commencé à déposer leurs publications sur le site alors en pré-production. Les autres ont peu réagi, attendant sans doute que le site soit en production.

Peu après l’ouverture sur le web de SAM, en janvier, la Direction de la Recherche a glissé cette petite phrase, à la fin d’un mail sur les crédits récurrents :
« Par ailleurs, concernant les publications je vous recommande d’encourager vos équipes à mettre à jour leurs données sur SAM car ce facteur entrera en compte dans le calcul des crédits récurrents.« 

Ce message a suscité plus de réactions, les chercheurs croyant qu’on leur demandait de «mettre à jour leurs données SAM » dans les deux semaines qui suivaient !

Le SCD a alors communiqué à nouveau par un long mail soulignant que les données SAM n’entreront en compte dans le calcul que dans plusieurs mois, reprenant les enjeux de l’archive (et appuyant en particulier sur le fait que le dépôt d’un article sur SAM l’ouvre sur le web, cette notion étant souvent oubliée) et expliquant aussi que tout dépôt sur SAM est validé par les documentalistes, qui veillent scrupuleusement au respect des embargos posés par les éditeurs.

Nous n’avons donc pas de mandat officiel de l’établissement obligeant au dépôt et cette situation nous convient très bien pour deux raisons principales :
–    nous n’avons pas eu besoin de faire passer un texte en conseil scientifique, ce qui aurait pris beaucoup de temps vu sa périodicité de réunion ;
–    le mandat peut être contraignant par rapport à la politique de certains éditeurs, très pointilleux sur le sujet

Nous restons pour le moment avec notre mandat par mail, notre mandat flou mais néanmoins incitatif : l’idée qui préside notre communication est qu’il doit y’avoir pour les chercheurs plus d’avantages à déposer qu’à ne pas le faire (la carotte de la visibilité), plus d’inconvénients à ne pas déposer qu’à le faire (le bâton du pilotage), suivant en cela le discours de Bernard Rentier dans sa désormais célèbre intervention des journées Couperin.